Uluslararası ticarette el sıkışmak güzeldir ancak hukuki bir zırhınız yoksa o el sıkışma ileride canınızı yakabilir. Birçok yeni ihracatçı, proforma fatura göndermeyi satışın tamamlanması için yeterli görür. Oysa proforma fatura sadece bir teklif taslağıdır; gerçek bir ticari savaşta sizi koruyacak olan şey kapsamlı bir sözleşmedir. İhracat sözleşmesi hazırlamak, sadece iki tarafın ne satıp ne alacağını yazması değil, olası tüm kötü senaryolar için bir “kullanım kılavuzu” oluşturmaktır. Geminin batmasından alıcının parayı ödememesine, hammadde fiyatlarının aşırı artmasından teslimat gecikmelerine kadar her şey bu metinde nefes almalıdır.
E-E-A-T prensipleri gereği şunu netleştirelim: Yıllardır sahada gördüğüm en büyük hata, tarafların birbirine duyduğu “boş güven”dir. Profesyonel bir ihracatçı için güven, maddelerle tescil edilmiş bir metindir. Şimdi, bu hukuki labirenti en basit haliyle, bir profesyonelin gözünden inceleyelim.
Tarafların Tanımı ve Malın Detaylandırılması: İhracat Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır ?
Sözleşmenin en başında “biz kimiz ve ne satıyoruz?” sorusu hatasız cevaplanmalıdır. “100 adet pamuklu tişört” yazmak bir sözleşme maddesi değildir. Bu, bir mahalle alışverişi notudur. İhracat sözleşmesi hazırlanırken ürünün teknik spesifikasyonları, rengi, ağırlığı, paketleme biçimi ve varsa kalite standartları (ISO, CE gibi) tek tek belirtilmelidir.
Örneğin; bir mobilya ihracatı yapıyorsanız, kullanılan ahşabın nem oranından kumaşın yanmazlık değerine kadar her detayı ek belgelere atıfta bulunarak yazmalısınız. Alıcının ismi, adresi ve vergi numarası tam olarak yazılmalıdır. Yanlış yazılmış bir unvan, yarın öbür gün bir uyuşmazlık durumunda muhatabınızın “Hukuken böyle bir şirket yok” demesine yol açabilir. Bu bölümü hazırlarken ürünü sanki hiç bilmeyen birine tarif ediyormuş gibi detaylı ve teknik olun.
Teslim Şekli ve Incoterms Seçimi: İhracat Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır ?
Sözleşmenin kalbi teslim şeklidir. Malın mülkiyeti ve risk nerede el değiştiriyor? İhracat sözleşmesi hazırlarken mutlaka güncel Incoterms (Uluslararası Ticari Terimler) kurallarına atıf yapmalısınız. Sadece “Liman teslim” yazmak büyük bir hatadır. Bunun yerine “FOB Ambarlı Limanı (Incoterms 2020)” gibi kesin ifadeler kullanılmalıdır.
Basit bir örnek verelim: Eğer sözleşmede “CIF Hamburg” yazıyorsa, malın Hamburg limanına kadar olan navlun ve sigorta masrafı size aittir ancak risk malın gemiye yüklendiği an alıcıya geçer. Eğer bu ayrımı net yapmazsanız, yolda fırtına nedeniyle zarar gören malın sorumluluğu üzerinize kalabilir. Teslimatın hangi tarihler arasında yapılacağı ve mücbir sebep (deprem, savaş, pandemi) hallerinde bu sürenin nasıl uzayacağı da bu başlık altında mutlaka yer almalıdır.
Ödeme Şartları ve Finansal Güvenceler: İhracat Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır ?
“Malı gönderince parayı ödeyecek” cümlesi bir temennidir, madde değildir. Ödemenin hangi para birimiyle, hangi kanalla ve hangi aşamalarda yapılacağı netleşmelidir. Akreditifli ödeme (L/C) mi yapılacak yoksa mal mukabili mi? Eğer peşin ödeme alınmıyorsa, alıcının ödeme gücünü garanti altına alan banka teminatları veya ihracat kredi sigortası detayları sözleşmeye eklenmelidir.
Geciken ödemeler için uygulanacak faiz oranı (Libor+2 gibi) mutlaka yazılmalıdır. Alıcıya sağlanan bir vade varsa, bu vadenin başlangıç noktası “fatura tarihi mi yoksa konşimento tarihi mi?” net olmalıdır. Unutmayın, uluslararası ticarette parayı kazanmak, parayı tahsil edebilmektir. Tahsilat riskini minimize etmeyen bir sözleşme, sadece kağıt israfıdır.
Uyuşmazlıkların Çözümü ve Yetkili Hukuk Belirleme
Her şey yolunda giderken kimse bu maddeyi okumaz ama işler karıştığında en önemli madde budur. Bir uyuşmazlık çıktığında davanın hangi ülkede görüleceği ve hangi ülkenin kanunlarının uygulanacağı hayati önem taşır. “İhracat Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır?” sorusunu soran birinin mutlaka “Tahkim” (Arbitration) seçeneğini değerlendirmesi gerekir.
Uluslararası mahkemelerde yıllarca sürecek davalar yerine, İstanbul Tahkim Merkezi (ISTAC) veya Paris Ticaret Odası (ICC) gibi kurumlarda çözüm aramak çok daha hızlı ve profesyonel bir yoldur. Eğer sözleşmenize yetkili mahkeme yazmazsanız, kendinizi hiç bilmediğiniz bir ülkenin yerel mahkemesinde, dilini bilmediğiniz bir hakim karşısında savunmak zorunda kalabilirsiniz. Bu madde, sözleşmenin “sigorta poliçesi”dir.
Mücbir Sebep ve Sözleşmenin Feshi Şartları
Dünya değişken bir yer. Hammaddeye gelen fahiş zamlar, liman grevleri veya ülkeler arası yaptırımlar iş yapmanızı imkansız hale getirebilir. İhracat sözleşmesi hazırlarken hangi durumların “mücbir sebep” sayılacağı ve bu durumlarda tarafların tazminatsız fesih hakkı olup olmadığı açıkça yazılmalıdır.
Ayrıca, taraflardan birinin yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda (örneğin malın kalitesiz çıkması veya ödemenin 30 gün gecikmesi) sözleşmenin nasıl feshedileceği ve bu feshin mali sonuçları (cezai şartlar) net olmalıdır. Cezai şartlar maddesi, karşı tarafı sözleşmeye sadık kalmaya iten en büyük motivasyondur. Sözleşmeyi bitirmek, başlatmak kadar planlı olmalıdır.
